A pandemia de COVID-19 acelerou a digitalização dos serviços notariais e de registro no Brasil

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*Por Alessandra Gaspar Costa

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Digitalização dos Cartórios – Com mais de 150 serviços prestados de forma digital, o correspondente a 92,9% dos atos praticados, os Cartórios brasileiros migraram para o meio eletrônico e atingiram a impressionante marca de 250 milhões de atendimentos online desde o início da crise de saúde pública causada pelo novo coronavírus.

Para manter um serviço digital seguro e lidar com informações pessoais e patrimoniais sensíveis da população, é necessário que a informatização seja acompanhada por processos sólidos e auditáveis, que transmitam segurança e eficiência tanto aos gestores internos, como também aos usuários do serviço, o que pode ser feito com a implantação da norma ABNT NBR 15906.

Elaborada pela Comissão de Estudo Especial de Gestão Empresarial Cartorária (ABNT/CEE-148), a norma estabelece uma certificação com requisitos de âmbito legal, gestão socioambiental, saúde e segurança ocupacional, demonstrando que o Cartório gerencia seus processos com qualidade.

Em 2021, a ABNT NBR 15906 foi atualizada, recebendo integração com normas internacionais, como a ISO 9001 (Gestão da Qualidade), ISO 14001 (Gestão Ambiental), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacionais) e SA 8000 (Responsabilidade Social), reduzindo custos e ampliando a melhoria contínua na prestação de serviços, com foco na excelência, no fortalecimento das serventias e na maior integração junto aos clientes.

A digitalização de serviços notariais e de registro é uma realidade advinda da necessidade, pois facilita a vida das pessoas. Porém, é imprescindível assegurar a qualidade dos processos realizados presencialmente e virtualmente, sem distinção. Esse setor possui uma grande responsabilidade, pois lida com dados de todos os cidadãos, desde o nascimento ao óbito. Essas organizações precisam de credibilidade para levar segurança aos clientes, e é nesse ponto que a ABNT NBR 15906 age.

A qualidade e excelência na gestão organizacional da serventia e prestação de serviços aos usuários das unidades que lidam com dados sensíveis é de tão grande importância, que existe uma premiação nacional para reconhecer os melhores cartórios, o Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR (PQTA).

Um estudo da revista “Cartórios com Você” com base nos dados do Justiça Aberta do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), mostra que em 8 dos 10 cenários pesquisados, o Cartório que participa do PQTA e investe em qualidade tem maior índice de faturamento em relação a outros do mesmo porte, seja pelo critério de rentabilidade por funcionário ou faturamento por habitante.

*Alessandra Gaspar Costa é diretora executiva da APCER Brasil, uma empresa de origem portuguesa, reconhecida mundialmente como um dos principais prestadores de serviços de certificação, auditoria a fornecedores, auditoria interna e treinamento. A organização oferece soluções de valor a instituições de qualquer setor de atividade, permitindo que se diferenciem em um mercado cada vez mais complexo e em constante mudança. Conheça mais sobre os serviços oferecidos em www.apcergroup.com.

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